El mail como herramienta de militancia

La importancia del correo electrónico se manifiesta en el aspecto social, comercial, laboral y otros. El mail se ha vuelto una herramienta indispensable para la militancia política, tanto que es lo primero que compartimos con cada compañero que conocemos. 
Pero la masividad y la multiplicidad de ámbitos informales hacen que olvidemos la importancia de asumirlo como una herramienta de trabajo. No es lo mismo el uso social que el uso laboral y la informalidad propia de un mail invitando a una fiesta, compartiendo un chiste o imágenes será un estorbo en otro mail que pretende coordinar a distintas personas para una tarea.

La idea de este escrito es proponer ciertas reglas para el correo en la actividad política, optimizando al mail como una herramienta de trabajo.Es que el mail se ha vuelto tan presente y cotidiano que perdemos de vista su potencialidad.
El correo electrónico es, al mismo tiempo:
  1. un nexo que nos comunica y coordina esfuerzos
  2. un archivo
  3. una agenda (pasada y futura)
Partes que componen un correo electrónico

Un correo electrónico se compone de:
  1. Destinatarios: los destinatarios pueden ser:
    • A: Destinatarios principales
    • CC - con copia: Destinatarios indirectos. Personas que no son los destinatarios directos pero que recibirán una copia del mismo.
    • CCO - con copia oculta (o BCC): Destinatarios indirectos ocultos a los otros destinatarios. Enviar correos con destinatarios en copia oculta puede ser considerada una falta de respeto grave en ambientes laborales, pero es muy útil para envíos masivos de comunicados y declaraciones.
  2. Asunto (o subject): Es el título que hace referencia al tema del que va a tratar el mail. 
  3. Cuerpo del mail : Contenido del mail
  4. Firma: Se recomienda colocar en el cuerpo del mail  el nombre del emisor del correo. Se suelen agregar datos para un re-contacto posterior
  5. Archivo adjunto (o atachment): Archivos (Word, Excel, imágenes, etc.) que viajan adjuntados al mail
    Consejos prácticos
    1. Poner un Asunto claro que explique el contenido del mail: Cuando escribamos el Asunto tengamos en cuenta que un mail se guarda y podrá ser utilizado mucho tiempo después. Un buen asunto ayuda a su posterior búsqueda y reutilización.
      Hay que esquivar los asuntos tipo “Urgente”, “Hola”, “Pregunta” o “Ayuda” porque no explican el contenido. De nada sirve poner “Comunicado” o “memoria de última reunión” si no especificamos cual. Un buen adjunto sería, por ejemplo, “Borrador Declaración COMPA elecciones 2011”. Es más largo pero orienta al receptor y será intuitivo si buscamos ese mail en el futuro.
    2. Utilice un correo por cada tema: No se debe ahorrar mails poniendo dos temas distintos en un mismo correo. Separar los mails por temas ayudara a su posterior reenvío y archivado.
    3. Se conciso. Leer un correo electrónico cuesta más trabajo que en papel. Los mensajes muy largos pueden volverse complicados de entender.
    4. Responde todas las preguntas que vienen en el mensaje que recibiste y prevee las posibles preguntas que pudieran surgir a raíz de tu respuesta.
    5. Que en el correo esté toda la información necesaria, sobre todo en el caso de respuesta y reenvíos. Imaginemos recibir un correo que dice solamente “estoy de acuerdo” sin una copia del mail anterior.
    6. Siempre que sea posible es mejor colocar el contenido en el cuerpo del correo y no en un archivo adjunto, porque será más difícil de leer y será más pesado. El Atachment sirve para enviar archivos, no el texto del correo. 
      1. Tené siempre en cuenta el tamaño del archivo que estas mandando en el adjunto.
    7. Usa destinatarios “Con Copia Oculta” para envíos masivos. Cuando enviamos un comunicado a todos nuestros correos, usemos CCO para los destinatarios. Así no estaremos haciendo pública nuestra libreta de contactos.
    8. Tené mucho cuidado con comentarios informales. Un mail puede reenvíarse varias veces durante mucho tiempo. Un comentario inocente del tipo “ya sabemos como es Juan” puede ser recibido meses después por Juan, que fuera del contexto original puede tomarlo de mala manera.
    9. La firma es el vehículo de recontacto. Lo mejor es que el destinatario tenga los datos de recontacto que nosotros deseemos que tenga: se puede agregar mails alternativos, nombre de la organización, blogs, webs, celular de flota, de prensa.
    10. Revisa el mensaje antes de hacer clic en "Enviar". Un consejo tonto pero muy útil.

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